メールの文章を短縮化
かれこれ40日ほど前、NHKの
「AIに聞いてみた、どうすんのよ 日本 第二回 働き方改革」を見ました。
番組内で「文字数23文字以上のメールを受け取ると、作業効率が落ちる」という内容が出ていて、
何だか心に思い当たるフシが。
それで、思い切ってメールの文字数を短縮することにしました。
23文字とはなかなか難しいです。
「以上、よろしくお願いします。」だけで14文字ですから。
でも、確かに長いメールは読んでもらえないし、
読んでくれても要件の汲み取り違いが発生したり、
以外と煩雑だって思ったんです。
それで、
・相手を気遣うご挨拶みたいな文章など、全部省略。
・ドキュメントの修正事項なども、細かく直した経緯等説明を加えていましたが、全部省略。
・質問したいことがあって、キャッチボールが必要になってきたら、相手の席まで出向いて5分以内の立ち話で済ます。
こうしたら、すっごいスムーズに仕事が進むようになりました。
23文字とはいかないですが、
お疲れ様です。
だけで初めて、
残りは、
1、2行で要件だけを記載。
何ならメール件名にお願いしたいことを文章で書くようにしたんです。
例えば「〇〇のデータの▲▼に関する文章をください。」
とか、
「〇〇ファイルのXXに回答記入お願いします。」とか。
それでメール本文は、「掲題の件、お願いします。」
だけとか、「添付ファイルです。お願いします。」だけにしました。
すると、返信スピードが格段に上がりました。90%以上。
それから、相手のほうから、〇〇について話し合いましょうか?
と声をかけてもらえるようになりました。
あのNHKの番組、これからどうなるのか気になります。